Nee zeggen valt niet altijd mee. Zeker niet als een van de managers met een verzoek komt dat u er eigenlijk niet meer bij kunt hebben. Wat kiest u dan; accepteren of weigeren? Meestal wordt het accepteren, ook al gaat dit ten koste van uzelf. Weigeren is soms gewoon beter. Maar dan wel op de goede manier. En hoe dat moet, dat kunt u leren.
Stelt u eens voor: over tien dagen is het zover!
Het symposium ‘Fusies en overnames, bedreiging of kans?’ staat dan op de planning en het bedrijf waar u werkt, is hoofdorganisator. Als directiesecretaresse bent u de spin in het web van dit symposium. De telefoon gaat de hele dag, e-mailtjes stromen binnen en iedereen wil op het allerlaatste moment nog wat van u. U vindt dat juist leuk, voelt u verantwoordelijk voor het slagen van dit symposium en u haalt alles uit de kast om van deze dag een succes te maken. U ervaart het als een enorme uitdaging en als een kans om uwzelf waar te maken.
Terwijl u samen met een afdelingssecretaresse nog even de lijst doorneemt van deelnemers en gasten, stormt plotseling de directeur uw kantoor binnen. Hij gooit een A4-tje op uw bureau en roept: ‘Deze plattegrond van het nieuwe gebouw moet vandaag nog ingescand worden en in een full-color brochure worden opgenomen. Ik wil daarmee langs potentiële klanten kunnen gaan. Er is haast mee geboden, want ik verwacht volgende week al een mogelijke opdrachtgever!’ En weg is hij, jou achterlatend met een flinke extra klus die u er op dit moment beslist niet bij kunt hebben.
Herken u het benauwde gevoel dat u bekruipt in een dergelijke situatie? Wat doet u? Neemt u deze klus er hoe dan ook bij, ook al loopt u nu de kans dat allerlei zaken in het honderd lopen? Of trekt u de stoute schoenen aan en gaat u deze gang van zaken met uw baas bespreken?
Wat maakt het zo moeilijk om heldere grenzen te stellen en waarom komen we er vaak te laat achter dat we ons assertiever hadden moeten opstellen?
Nu het minder goed gaat met de economie, staat de functie van secretaresse weer volop in de belangstelling. De vraag naar secretaresses is het afgelopen half jaar met liefst 20% gestegen! Secretaresses nemen - door bezuinigingen en inkrimpingen - in toenemende mate ondersteunende taken over van bijvoorbeeld p&o-medewerkers en facility en financial managers. Een mooie kans om u vakinhoudelijke kwaliteiten en vaardigheden te presenteren en/of verder te ontwikkelen.
Maar wie als spil in een web fungeert, moet niet alleen over vakinhoudelijke kwaliteiten en vaardigheden beschikken maar ook over een flinke dosis emotionele intelligentie en voldoende assertieve vermogens. Want net als de directiesecretaresse uit het voorbeeld houdt u dagelijks als een volleerd jongleur een aantal ballen in de lucht. U probeert uw taken naar behoren uit te voeren, maar dagelijks doen anderen onverwacht een beroep op u. Het stellen van grenzen is van wezenlijk belang hierbij, wilt u elke dag met plezier naar uw werk blijven gaan.
Wat is nu precies assertiviteit en waarom is assertief gedrag zo belangrijk in uw functie als secretaresse of office manager?
Over het begrip ‘assertiviteit’ bestaan veel misverstanden. Assertiviteit zou gelijk staan aan agressiviteit: het op een gehaaide manier zelf aan uw trekken proberen te komen. ‘Nee’ zeggen wordt in deze optiek tot norm verheven, waarbij we gemakshalve de behoeften en gevoelens van anderen negeren. Dit doet helaas geen enkel recht aan wat assertiviteit werkelijk behelst.
Assertiviteit houdt - naast het op een voor uzelf en voor de ander acceptabele manier stellen van grenzen nog veel meer in. Het vraagt zelfkennis, want als u uw grenzen wilt aangeven, moet u weten wie u bent en wat u wilt. U dient uw gevoelens en wensen te onderkennen en te uiten. Door assertief optreden word u zich bewust van uw eigen verantwoordelijkheid. U schuift fouten niet af op anderen of op omstandigheden. U wordt van medespeler hoofdrolspeler van uw eigen leven.
Zelfrespect staat centraal bij assertiviteit: dat wil zeggen dat u leert luisteren naar uw eigen behoeftes en naar uw lichaam. U staat open voor de belangen en vragen van de ander en bent in staat compromissen te sluiten die uzelf geen geweld aandoen en ook die van een ander niet.
Assertiviteit betekent ook dat u bij uzelf kunt blijven: u laat u niet meesleuren door de soms overweldigende woordenstroom van een ander, of door overdreven emoties. Assertiviteit is letterlijk en figuurlijk ruimte en tijd maken voor uzelf, om na te gaan: is dit wat ik werkelijk wil? En zo leert u eigen doelen in uw leven te bepalen en te bereiken.
In uw functie als secretaresse is het primair uw taak anderen te ondersteunen. U bent naar buiten gericht: u helpt uw manager, uw afdeling en/of de organisatie zijn/haar doelen te behalen. Dat is ook de reden waarom u in een dergelijke functie zo gemakkelijk makkelijk voorbij kunt gaan aan uw eigen behoeften en wensen. Wie echter zelden naar zichzelf luistert en zichzelf dus niet serieus neemt, loopt vroeg of laat het risico op te branden. De ballen van uw jongleerspel zullen u dan één voor één ontglippen.
Gelukkig hoeft het zover niet te komen. Assertief gedrag kan iedereen leren, ook jij. Hieronder vindt u alvast wat tips. Begin met kleine stapjes tegelijk en kies uit deze lijst iets wat bij jou past. U zult merken dat het werkt in de praktijk en dat u dagelijks profijt hebt van uw eigen assertieve optreden!
Zes assertieve tips
Wat is aan te bevelen literatuur over assertiviteit?
Dickson, Ann. Opkomen voor jezelf; assertiviteit - zelfvertrouwen – vrijheid, het Spectrum, 2001, ISBN: 9027462674
Dijk, Carola van, Hans Elbers. Assertief op het werk; ikke, ikke, ikke zonder dat de rest …, Thema, Zaltbommel, 2001, ISBN 90.70512.49.1
Ehrhardt, Ute. Elke dag een beetje brutaler, assertiviteit voor vrouwen; Elmar, 1999, ISBN: 9038905645
Hastings, J. Je bent goud waard! Drie stappen naar zelfvertrouwen, De Zaak, Groningen, 2000, ISBN: 9072455304
Jeffers, S. Niet durven, toch doen, Helmond, 1998, ISBN: 9025291945
Keenan, Kate. Assertiviteit; de pocket manager, | Ius Consilium BV, 2000, ISBN: 9056411586
Rosenberg, Marshall, B.Geweldloze communicatie, Lemniscaat, 2001, ISBN: 9056371215
Schouten, Jan. Ik ben d’r ook nog. Handleiding voor assertiviteitstraining, Thema, Zaltbommel, ISBN 90.5871.2 2002
Sieger, Robin. Succes zit in je; bereik je persoonlijke doelen door vertrouwen in jezelf, Omega Media Publis., 2000, ISBN: 906057916X
IJzermans, Theo. Hoe krijg ik mijn zin? En anderen berichten van de werkvloer, Thema, Zaltbommel, 2001, ISBN 90.5871.1021.1